A maioria das pessoas iniciam um negócio e logo precisam de algum meio eletrônico para conseguir planejar e organizar as coisas. Entretanto, as planilhas podem até ajudar no início, mas logo poderá resultar em dores de cabeça, dese modo a medida que o tempo passa, fica mais difícil de alimentar e encontrar as devidas respostas, sem falar que acaba-se por criar várias planilhas e resultando em decisões duvidosas e equivocadas. Com isso, pode impedir o crescimento da empresa, além de que podem ocorrer erros de digitações, causando resultados inconsistentes, prejuízos e até elevando o risco de por fim há um negócio promissor.

Quanto mais o tempo passa, mais engessado vai ficando, e no início o que parecia ajudar segue complicando ainda mais a situação, é quando pode acabar tomando outras decisões equivocadas, por exemplo, criando outras planilhas tentando pegar dados de planilhas anteriores para aplicar a uma nova ideia, portanto, segue-se persistindo no erro, perdendo tempo e dinheiro.

A falta de tempo começa a pesar e com isso, as planilhas vão ficando sem os devidos lançamentos das informações, e na correria do dia-dia podem ocorrer erros involuntários, que podem trazer resultados desastrosos ao negócio.

Portanto, se você quer ver sua empresa crescer e de forma saudável, adote um eficiente sistema de sistema de gestão, além de automatizar e otimizar os processos, evita erros, retrabalhos, provê segurança nas informações, fornecimento de relatórios sólidos e confiáveis para tomadas rápidas de decisões.

Se você ainda não se convenceu ou ficou em dúvida, neste artigo iremos explanar alguns motivos pela qual as planilhas não são a melhor forma de atuar na gerência das informações e no controle e gestão da sua empresa. Confira!

1.   O tempo é cada vez mais escasso e caro e isso traz insegurança

Alimentar planilhas e tentar mantê-las atualizadas tomam muito tempo, isso sem esquecer que, é preciso bastante atenção e ainda efetuar as devidas conferências, com isso, o fator humano poderia ser aproveitado melhor em outras tarefas.

Agora, imagine a seguinte situação: O computador em que você está preenchendo as planilhas trava, sim isso pode ocorrer e o pior é que tempos depois de reiniciar percebe-se que precisa refazer todo o trabalho porque as informações não foram salvas, ainda que as planilhas estejam em nuvem,  existe um grande risco dos dados serem perdidos ou adulterados, e quando mais de uma pessoa trabalha na mesma planilha o risco é ainda maior, aliás, o Excel não permite trabalhar mais de uma pessoa ao mesmo tempo.

Na planilha os dados ficam abertos e expostos. Desse modo, acidentes como digitar informação numa célula errada ou algo como um esbarrão podem ocorrer, é inevitável e natural, porém é difícil de detectar a causa, quando foi ou, até quem causou o problema para assim poder apurar e corrigir.

2.   Falta de segurança das informações

A segurança dos dados são vitais para os negócios, aliás, os dados são a alma do negócio, no entanto, as planilhas não fornecem dados suficientes como clientes e fornecedores ligados aos produtos e serviços, além de não trazer informações complementares, os arquivo de planilhas podem ser corrompidas podendo ocorrer perca total dos dados, e são fáceis de serem copiadas por pessoas não autorizadas, a proteção com senha pode ser facilmente quebrada. Vale ressaltar ainda que, um arquivo de planilha por maior que seja, pode ser rapidamente enviada via internet ou copiado num simples pendrive e que portanto, estará disponível para ser manipulada e ou ter as informações estratégicas e sensíveis do negócio entregue a terceiros.

3.   Incapacidade de integrar demais setores da empresa

A comunicação e o acesso as informações devem ser compartilhadas entre os setores da empresa, o que é impossível aplicar isso com planilhas, vejamos alguns pontos no quesito integração a seguir;

Setor Vendas por exemplo necessitam de dados imediatos como: Saldo de estoque, preços, localização de armazenamento e, são verificados com freqüência pelo pessoal de vendas, os relatórios de vendas e comissões para auxiliar os vendedores nas questões como metas no faturamento por exemplo, são fundamentais para conduzir de forma eficiente este setor que é a vida da negócio.

Setor de Compras, aqui é necessário relatórios capazes de trazer informações como: O que comprar, quanto, onde e quando comprar, quem são os fornecedores, desempenho do produto e fornecedor, etc.

Setor de Estoque é algo que deve ser levado muito a sério, pois as vendas precisam desta informação de forma imediata em tempo real, o estoque deve ser informado logo após o recebimento da mercadoria, pois ao lançar a nota de compra, já deve informar o contas a pagar e o estoque, portanto, não existe recurso algum para a planilha operar aqui, e casso persista em utilizar algum meio para tal, poderá causar inconsistências nas informações, sendo assim, a automação dos processos neste setor é de suma importância.

Muitas empresas pecam nesta questão tão importante e o resultado infelizmente é desastroso, a cada dia vemos estatísticas de empresas sendo fechadas, mas não por falta de clientes e sim por má gestão de estoque e decisões equivocadas.

Setor Financeiro, tem grandes responsabilidades pela administração dos recursos financeiros da empresa, isso requer que as informações sejam precisas, registros de quais são as despesas e seus reais impactos no contas a pagar, quanto vendeu no período,  valor dos  recebíveis no contas a receber como cartões, cheques, financiamentos próprios e pendências, são só alguns dos requisitos deste importante departamento.

4.   Departamento entregas e ou logística

Gestão de entrega eficiente, garante visibilidade do pedido a entregar e também os já entregues, é um processo que deve ser bem definido para garantir o cumprimento de tarefas no prazo, redução nos custos diretos e indiretos, promover a confiança da empresa perante aos clientes, devendo ser capaz de contabilizar entregas efetuadas, à entregar e ainda reduzir ou zerar atrasos na entrega, evitando desistências de compras por não chegarem no prazo pré definido.

Portanto, não tem condições alguma de atender demandas como estas com planilhas, pois aqui deve atuar de forma a representar seriedade, capacidade e competência na entrega de  mercadorias ao seu cliente, valorizando ainda mais a marca e ou a empresa.

Resumo comparativo

As planilhas vem desde a década de 80, e desde então tem sido um tipo software popular e que as pessoas tem usado para armazenar e gerenciar os dados no dia-dia, principalmente em épocas em que os softwares de gestão eram viáveis apenas há grandes empresas, porém, só podem leva-lo até certo ponto. Soluções como ERP Sistema de Gestão ultrapassam horizontes, levando a outro nível em termos de segurança, eficiência e desempenho, Exemplos de softwares ERP que integram, organizam e automatizam operações e dados de toda empresa que se seguem, com uma abordagem simples e criativa que oferece uma ampla gama de variedades, dados consistentes e integrados, resultando em benefícios consideráveis.

O ERP fornece conhecimento imediato do negócio como consequência dos dados em tempo real, fornecidos por meio de gráficos e relatórios integrados a setores de toda empresa, de forma fácil podendo estar a distância e na velocidade de um simples clique, pois o sistema gera as informações requisitadas com base nos registros do banco de dados alimentados a cada momento das entradas e saídas, uma única vez e sem alterações ou inconsistências, apurações das informações como: Quem registrou, quando, ou quem permitiu, podem ser apuradas a qualquer momento de forma rápida simples e controlada.

Conclusão, sistema de gestão não é mais um custo e sim um investimento.

Bom, você viu que existem diversos motivos para você aderir um eficiente ERP – Sistema de Gestão para sua empresa, porém antes de finalizar, quero mencionar alguns pontos e recursos interessantes:

Automação dos processos, aumento do rendimento, integração e comunicação, acessibilidade e produtividade, valor real dos ativos, redução significativa de erros humanos, controle de entradas e saídas, segurança dos dados processados, organização e planejamento, redução de custos, proteção do negócio, estoque mínimo e máximo, média de vendas, contas a pagar e receber, fluxo de caixa entre vários outros relatórios e gráficos financeiros para tomadas decisões e várias funcionalidades importantes.

Exemplificando, o ERP é um gestor robô mas num programa de computador e que, concebe automaticamente as informações registradas, processando de tal forma que podem ser consultadas para vários tipos e finalidades, podendo ser atualizando constantemente, sempre com mais funcionalidades deixando-o ainda mais inteligente.

Portanto, não adie mais, temos na Lucalsoft soluções inteligentes de gestão para vários seguimentos como, lojas de roupas e calçados, lojas de materiais para construção, loja de veículos, lojas de auto peças, oficinas mecânicas e auto center’s, imobiliárias e mercados, especialista em desenvolvimento de sistema sob demanda e customizações.

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